Klasör dizininde aynı belge için kullanılan farklı adları buluşturmak

Bir ekip rapora müşteri adıyla, başka bir ekip proje koduyla, üçüncü kişi toplantı tarihiyle ulaşmaya çalışabilir. Hepsi aynı belgeyi kastediyor olsa da klasör kapağındaki tek ad herkes için yeterli olmaz. Laçin Klasör düzeninde bu sorunu çözmek için belgeyi çoğaltmak yerine, farklı arama ifadelerini aynı konuma bağlayan küçük bir dizin hazırlayabilirsiniz. İlk denemeyi sık sorulan birkaç dosyayla sınırlayın.

Gerçek arama ifadelerini toplayın

Son birkaç belge talebinde insanların kullandığı sözcükleri kaydedin. Birini yanlış ad kullandığı için düzeltmeye çalışmak yerine, neyi hatırladığını anlayın. Örneğin bir kişi etkinlik dosyasını salon adıyla, diğeri organizasyonun ayıyla anabilir. Kişisel veya hassas bilgileri gereksiz yere ortak dizine taşımayın. Amaç insanların alışkanlığını görünür kılmak; herkesin bütün çalışma geçmişini toplamak değildir. Dosyanın bulunmasına katkı sağlamayan ayrıntıyı dışarıda bırakın.

Tek bir ana adı koruyun

Belgenin esas adını ve konumunu bir kez yazın. Alternatif ifadeler bu ana satıra yönlendirsin. Böylece üç ayrı klasör varmış gibi görünen bir liste oluşmaz. Örnek bir satırda ana ad, proje kodu, kullanılan kısa ad ve bulunduğu bölüm birlikte yer alabilir. Klasörün kapağını her yeni eş ad geldiğinde değiştirmek gerekmez. Dizin bir yardımcı araçtır; belge üzerindeki doğrulanmış tanımları keyfî biçimde yeniden adlandırmaz.

Yönlendirmeyi kısa ve okunur tutun

Bir eş adın karşısına uzun açıklama yerine ana ad ve bölüm işareti koyun. Benzer isimler varsa tarih ya da proje kodu gibi gerçekten ayırt eden bilgiyi ekleyin. Bir toplantı için hazırlanmış raporla aynı başlıklı sonraki raporu ayırmak önemlidir. İçindekiler sayfasında kullanılan bölüm işareti ile yönlendirme satırı aynı olsun. Dizin, kendisi için ikinci bir açıklama kılavuzu gerektirecek kadar karmaşıklaşırsa sadeleştirin.

Bir başkasıyla bulma denemesi yapın

Dizini hazırlamayan bir kişiye iki farklı arama ifadesi verin. Belgeyi nerede aradığına ve hangi satırda duraksadığına bakın. Yardım ederek sonucu hızlandırmak yerine önce dizinin tek başına ne kadar anlaşılır olduğunu görün. Bulunamayan belge her zaman kötü klasörleme anlamına gelmez; ifade eksik veya gerçekten belirsiz olabilir. Bu durumda yeni bir yönlendirme eklemek ya da ana tanımı açıklığa kavuşturmak daha yararlı olabilir.

Yeni ifadeleri kontrollü ekleyin

Her konuşma sırasında kullanılan sözü kalıcı dizin maddesi yapmayın. Tekrarlanan ve gerçekten aramada işe yarayan ifadeleri seçin. Eski bir eş ad artık kullanılmıyorsa onu değerlendirme notuna alın; belgeyi veya ana kaydı bu nedenle ortadan kaldırmayın. Dizin güncellemesinin tarihi ve sorumlu kişi belli olsun. Küçük bir başlangıç listesiyle çalışmak, yüzlerce satırlık ama kimsenin açmadığı bir tablo hazırlamaktan daha kullanışlı olabilir.

Örneğin üç ortak dosyada yaptığınız denemeyi bir hafta sonraki gerçek taleplerle karşılaştırın. Aynı belgeye farklı ifadelerle ulaşılabiliyor mu, yönlendirme yanlış bir bölüme götürüyor mu? Bu gözlem, dizini genişletmeden önce hangi satırların işe yaradığını gösterir. Sonuçları kısa notlarla kaydedip sonraki düzenlemeyi bu somut sorulara göre yapın.