Bir dosya birden fazla klasöre yayıldığında bölüm dizini hazırlamak

Bazı çalışmaların belgeleri tek klasörde toplanamayacak kadar büyür. İlk klasörde yazışmalar, ikincide çalışma notları, üçüncüde sonuç dosyaları bulunabilir. Ancak yalnızca kapaklara bir, iki, üç yazmak, aranan belgenin hangi bölümde olduğunu anlatmaz. Laçin Klasör içinde çok parçalı bir dosya düzeni kurarken, her parçanın konusunu ve diğer parçalarla ilişkisini açıklayan ortak bir bölüm dizini hazırlamak işe yarar.

Parçaları belge akışına göre tanımlayın

Önce mevcut belgelerin hangi başlıklarda yoğunlaştığını görün. Klasörleri rastgele eşit sayıda sayfaya ayırmak yerine, bir arada okunması gereken belgeleri belirleyin. Örneğin bir etkinliğin hazırlık notları ile kapanış değerlendirmesi farklı parçalar olabilir. Bir bölüm iki klasöre taşıyorsa bu sınırı açıkça yazın. Her çalışmanın aynı bölüm yapısına uyması gerekmez; dizin mevcut dosyanın gerçek içeriğini yansıtmalıdır. Henüz oluşmamış belge için dolu bölüm izlenimi vermeyin.

Ortak dosya kimliğini görünür yapın

Her kapağa aynı proje adını veya doğrulanmış dosya kodunu koyun. Bunun yanında parçanın konusu ve sıra bilgisi yer alsın. Yalnızca renk kullanırsanız klasörler başka rafa taşındığında ilişki kaybolabilir. Yazılı kimlik, parçaların aynı çalışmaya ait olduğunu anlatır. Kodun ekipte zaten başka bir anlamı varsa yeni kullanım oluşturmayın. Ortak kimliği mevcut kayıt sistemiyle uyumlu seçmek, sonradan iki farklı projeyi birbirine karıştırma riskini azaltır.

Her parçaya ortak dizinin kopyasını koyun

Birinci klasördeki dizine ulaşmak için önce o klasörü bulmak zorunda kalmak, bütün düzenin kullanışlılığını düşürür. Aynı kısa bölüm dizini her parçanın başında bulunabilir. Dizin üzerinde güncelleme tarihi olsun ve bütün kopyaları birlikte kontrol edin. Bir değişiklik yalnızca tek kopyaya işlenirse başka klasörden başlayan kişi eski yönlendirmeyi kullanır. Uzun belge listesi yerine önce bölüm düzeyinde rehber hazırlamak, bakım yükünü daha anlaşılır kılar.

Devam eden bölümü açıkça işaretleyin

Bir başlık sonraki klasörde devam ediyorsa son sayfanın yanına veya bölüm ayırıcısına kısa bir yönlendirme ekleyin. Hangi parçaya ve hangi bölüme geçileceği belli olsun. Aynı belgeyi sırf bağlantı kurmak için birden fazla yerde çoğaltmayın; kopyalar gerektiğinde çalışma kopyası olarak tanımlansın. Aranan belge başka bölümdeyse dizin bunu söylemelidir. Bir klasörün sonuna ulaşmak, ilgili belge grubunun da bittiği anlamına gelmeyebilir.

Parça değişikliğini dosya düzeyinde kaydedin

Yeni klasör eklendiğinde yalnızca yeni kapağı hazırlamakla kalmayın; ortak dizindeki bütün parça sayıları ve bölüm aralıklarını gözden geçirin. Eski işaretleri gelişigüzel yeniden numaralandırmak mevcut atıfları bozabilir. Ekipte kullanılan belgeler hangi parçaya referans veriyorsa o ilişkiyi koruyarak değişikliği not edin. Çalışma sonlandığında da gerçek son düzeni gösteren bir dizin bırakın. Dosyayı devralan kişi hazırlanış sürecini bilmese bile parçaları birlikte okuyabilsin.

Küçük bir bulma denemesinde bir yazışma, bir çalışma notu ve bir sonuç belgesi seçin. Bunlara farklı klasörlerden başlayarak erişmeye çalışın. Dizin her başlangıç noktasında aynı yönlendirmeyi yapıyorsa çok parçalı dosya artık yalnızca raf sırasına bağlı değildir. Eksik bağlantıları bu denemeden sonra düzeltin.