Klasörlerde renk kodunu yazılı etiketle birlikte kullanmak

Renk kodları raf üzerinde grupları ayırmak için kullanılabilir; ancak dosyanın anlamını yalnızca renge bırakmak belirsizlik oluşturabilir. Renk, yazılı konu adı ve içerik listesini birlikte kullanan bir düzen daha açık bir başlangıç sunar.

Rengin hangi bilgiyi göstereceğini seçin

Renklerin bölüm, konu veya başka bir çalışma grubunu mu ifade edeceğini belirleyin. Aynı renk bir yerde yıl, başka yerde ekip adı anlamına gelmesin. Renk başlıklarının sayısını gerçek dosya ihtiyaçlarına göre sınırlayın. Başlangıçta çok sayıda kategori oluşturmak yerine anlaşılır birkaç grup seçin. Her grubun adını ve kapsamını yazılı bir anahtarda gösterin. Kuralın hangi raf veya dosyalar için kullanılacağını da belirtin.

Etiketi renk olmadan da anlaşılır hazırlayın

Klasör üzerindeki yazılı konu adı, renk görülmese bile kaydı tanımlasın. Dönem veya dosya kodu gibi ayırıcı bilgileri tutarlı sıraya yerleştirin. Benzer dosya adlarını açıklayıcı kelimelerle ayırın. Ortak listenizde dosyayı sadece yeşil klasör diye tanımlamak yerine konu ve konumunu yazın. Etiketin raf üzerinde okunup okunamadığını kontrol edin. Renk tasarım yardımcısı olsun; belgeyi bulmak için gereken bütün bilgi tek başına ona yüklenmesin.

İçerik listesiyle raf anahtarını eşleştirin

Her klasörün içerik listesinde dış etiketle aynı konu adı bulunsun. Raf anahtarındaki kategorileri gerçek dosyalarla karşılaştırın. Yeni bir dosya geldiğinde önceden kurulmuş gruplardan hangisine girdiğini değerlendirin. Uymayan bir kaydı rastgele renge atamak yerine kategori açıklamasını gözden geçirin. Bir dosya farklı işi kapsıyorsa ana konum ve erişim notunu belirleyin; fiziksel renk ile içerik kaydı arasında çelişki bırakmayın.

Düzeni ekipteki farklı kişilerle sınayın

Birkaç kişiden belirli bir dosyayı etiket ve raf anahtarıyla bulmasını isteyin. Kategori adının mı, renk anahtarının mı, yoksa konum bilgisinin mi zorlayıcı olduğunu ayrı kaydedin. Güncel örneği ortak kullanılan yerde tutun. Renk değişikliği olduğunda yazılı anahtar da güncellensin. Sonradan işe katılan kişi düzeni uzun bir sözlü anlatı olmadan anlayabilsin. Klasörlerin yalnızca görüntüsünü değil, günlük erişimde nasıl kullanıldığını değerlendirin.

Rengi açıklamadan bir dosya arayın

Belirli bir klasörü yalnızca yazılı konu adı ve konum bilgisiyle bulmayı deneyin. Renk söylenmeden dosya tanımlanamıyorsa etiketi daha açık yazın. Sonra renk anahtarını aynı kategoriyle karşılaştırın. Görsel düzenin işe yaraması için yazılı kayıtların da aynı anlamı taşıdığını kontrol edin.

Renk kodu bir düzenin tek başına garantisi değildir. Yazılı etiket, açıklanmış kategori ve güncel konum bilgisiyle birlikte kullanıldığında daha anlaşılır bir işaret haline gelir.