Klasör etiketleri için okunabilir bir ortak standart

Etiketler yalnızca rafın düzenli görünmesini sağlamaz; doğru dosyaya ulaşmanın ilk işaretleridir. Aynı yapıda hazırlanmış kısa etiketler, benzer isimli klasörleri ayırmayı ve yeni bir dosyanın hangi gruba ait olduğunu anlamayı kolaylaştırır.

Etikette bulunacak bilgileri seçin

Klasörün amacı, çalışma grubu ve gerekiyorsa dönem bilgisi temel alanlar olabilir. Her iş için gerekli olmayan bilgileri etikete doldurmayın. Uzun açıklamalar için klasörün içindeki içerik sayfasını kullanın. Bir dosyayı diğerinden ayıran bilgi öncelikli olsun. Kısaltma kullanılacaksa ekipte herkesin aynı anlamı bildiğini kontrol edin; yalnızca bir kişinin anlayabildiği kodları ortak standart haline getirmeyin.

Bilgileri aynı sıraya yerleştirin

Aynı kategoriye ait bütün klasörlerde alanların sırası değişmesin. Örneğin önce konu, ardından dönem ve kısa dosya kodu kullanılabilir; bu yalnızca bir düzen örneğidir. Seçtiğiniz yapıyı birkaç mevcut dosyaya uygulayıp yan yana inceleyin. Farklı ekiplerin kendi alışkanlıkları varsa ortak kullanılan raf için ayrıca anlaşın. Etiket üzerindeki her alanın nereden alınacağını kısa bir açıklamayla standart kaydına ekleyin.

Okunabilirliği raf üzerinde kontrol edin

Yazı boyutu ve metin uzunluğunu klasörün gerçek etiket alanında değerlendirin. Etiketleri yalnızca yakından veya ekranda kontrol etmek yeterli olmayabilir. Rafın yanında hangi bilginin ilk bakışta okunabildiğini inceleyin. Renk kullanıyorsanız kategori adını da yazın; anlamı yalnızca renge bırakmayın. Benzer görünen etiketler için konu adını daha açık hale getirin ve gereksiz ayrıntıyı iç sayfaya taşıyın.

Yeni etiketleri aynı kaynaktan üretin

Ekip için güncel bir etiket örneği hazırlayın ve ulaşılabilir yerde tutun. Eski sürümlerle yenileri karışmasın. Klasörün amacı değiştiğinde yalnızca yeni belge eklemek yerine etiket ve içerik listesini de güncelleyin. Etikette yanlış bilgi fark edilirse düzeltilen alanı kayıtta belirtin. Düzenli gözden geçirmede kullanılmayan kısaltmaları ve farklı yazılmış kategori adlarını ortak yapıya geri döndürün.

Etiketi raf üzerinde okuyun

Hazırladığınız etiketi dosyanın duracağı yerde inceleyin. İlk bakışta konu, dönem ve dosya kimliğini ayırabiliyor musunuz, kontrol edin. Bir başka kişiye aynı soruyu yöneltin. Sadece yakından anlaşılabilen veya ekipte farklı yorumlanan kısaltmaları düzeltip güncel örneği ortak etiket kaynağına ekleyin.

Etiket standardı, bütün dosyaların aynı içeriğe sahip olduğu anlamına gelmez. Farklı dosyalar arasında hangi bilginin nerede bulunduğunu tutarlı biçimde göstermeyi amaçlar.