Bir ofis için ilk dosyalama planını nasıl kurarsınız?

Belge sayısı artmadan önce dosyalama için ortak bir düzen kurmak, her kişinin farklı isimler kullanmasını önleyebilir. İyi bir başlangıç için çok sayıda kategori yerine belgenin hangi işte kullanıldığını açıklayan sade bir plan hazırlayın.

Önce belge türlerini gözden geçirin

Masanızda ve ortak alanlarda biriken belgeleri iş başlıklarına göre inceleyin. Toplantı notu, proje kaydı, ürün bilgisi veya başka belge grupları ayrı ihtiyaçlara sahip olabilir. Her grupta belgeyi kimin hazırladığını ve kimin aradığını yazın. Kullanım amacını bilmeden bütün belgeleri aynı klasöre yerleştirmeyin. Başlangıç incelemesinde kişisel veya ilgisiz evrakı çalışma dosyasından ayırarak hangi kayıtların plana dahil olduğunu netleştirin.

Az sayıda anlaşılır kategori belirleyin

Herkesin anlamını açıklayabildiği kategori adları seçin. Aynı işi farklı kelimelerle tanımlayan başlıkları birleştirin. Çok geniş bir başlık bütün belgeleri içine alıyorsa kullanımına göre ayırın. Her kategori için hangi belgenin gireceğini ve hangi belgenin girmeyeceğini bir cümleyle yazın. Bir örnek belgeyi kullanarak ekipten aynı yeri seçmesini isteyin; farklı cevaplar gelen başlıkların açıklamasını yeniden düzenleyin.

Klasörün iç sırasını görünür yapın

Dosyanın ilk sayfasına kısa bir içerik listesi koyun. Ayraçlar varsa adları içerik listesiyle aynı olsun. Belgelerin tarih veya iş adımı gibi hangi sırayla yerleştirileceğini belirtin. Sıralama yöntemi, belgenin nasıl aranacağıyla uyumlu olmalıdır. Klasör etiketinde bölüm adı ve gerekiyorsa dönem bilgisi bulunsun. Etiketin okunabilirliğini raf üzerindeki gerçek yerleşimde kontrol edin; yalnızca masada güzel görünmesine göre karar vermeyin.

Düzeni küçük bir grupla deneyin

Önce sınırlı bir belge grubunu yeni plana göre yerleştirin. Birkaç farklı kişiden belirli kayıtları bulmasını ve yeni bir belgeyi doğru yere koymasını isteyin. Zorlanılan noktaları kategori adı, iç sıra veya eksik açıklama olarak ayırın. Düzeni genişletmeden önce bu sorunları düzeltin. Bir sorumlu ve gözden geçirme zamanı belirleyerek dosyalama planının işteki değişikliklerle birlikte güncel kalmasını sağlayın.

Bir örnek belgeyi dosyalayın

Yeni düzeni sınamak için farklı konuya ait birkaç kayıt seçin. Her belgenin hangi bölümde bulunacağını açıklayarak yerleştirin. Aynı kayıt için ekipte farklı bölümler öneriliyorsa kategori adlarını yeniden değerlendirin. İçerik listesini gerçek sıra ile eşleştirip çalışma planınızı kullanıma göre sadeleştirin.

Dosyalama planının amacı bütün ofisi tek günde düzenlemek değildir. Belgelerin nereye ait olduğunu ortak bir dille anlatan, günlük kullanımda anlaşılabilir bir başlangıç oluşturmaktır.