Tamamlanamayan bir temizlik görevini açık bir istisna notuyla devretmek

Bir görev listesinde boş kalan kutu, işin neden yapılmadığını açıklamaz. Alan kullanıma kapalı olabilir, malzeme bilgisi bekleniyor olabilir veya kapsam değişmiş olabilir. İstisna notu bu durumu anlaşılır hale getirir. Notun amacı bir çalışanı değerlendirmek değil, sonraki görev sahibine mevcut bilgiyi aktarmaktır. Açık kalan iş, tamamlanan görevlerin arasına gizlenmeden ve nedenine ilişkin tahmin eklenmeden devredilmelidir.

Görevi mevcut listedeki kimliğiyle gösterin

İstisna notuna alan adı ve görev listesindeki satır numarasını ekleyin. Böylece yeni bir serbest metin, eski görevden kopuk kalmaz. Görev tanımı değişmişse eski tanımla yeni açıklamayı ayrı gösterin. Hangi bölümün konuşulduğu anlaşılmadan yalnız yapılamadı yazmak, sonraki kişinin yeniden bilgi toplamasına yol açabilir. Birden fazla alan aynı sebeple etkilenmişse bunları bir cümleye sıkıştırmak yerine ayrı satırlarda göstermek daha okunabilir bir devir sağlar.

Gözlenen engeli sade biçimde yazın

Alanın henüz boşalmaması, kayıtlı malzemenin başka görevde bulunması veya sorumlu yanıtının beklenmesi gibi mevcut bilgiyi kaydedin. Neden konusunda kesin bilgi yoksa bunu belirtin. Başka bir kişinin niyetine ilişkin yorumlar eklemeyin. Örneğin oda kullanımda ifadesi ile ekip görevini geciktirdi ifadesi aynı bilgi değildir. İlk cümle gözlemi tarif eder; ikinci cümle değerlendirme içerir. Devir notunda öncelikle doğrulanabilir durumun bulunmasına dikkat edin.

Sonraki adımı yetki sınırıyla birlikte gösterin

İşin devamı için kime bilgi iletileceği veya hangi kararın beklendiği belli olsun. Sıradaki ekibe uygunluğu değerlendirilmemiş bir alternatif yöntem önermeyin. Teknik uygulama ve ürün kullanımı, belirlenen sorumlu ve işletme talimatları üzerinden yürütülmelidir. Beklenen bilgi geldikten sonra listeyi kimin güncelleyeceği de yazılsın. Bu alan, açık işi bir kişiye yüklemek için değil, kaydın nasıl yeniden değerlendirileceğini ve nereye bağlanacağını göstermek için kullanılır.

Tamamlanan bölümü açık işten ayırın

Bir görevin bazı parçaları bittiyse bunları ayrı belirtin. Bütün işi tamamlandı veya bütün işi yapılmadı olarak göstermek gerçek durumu basitleştirerek kaybettirebilir. Örneğin bir odadaki belirli alanlar değerlendirildi, kalan bölüm kullanımda olduğu için bekliyor diye kayıt açılabilir. Burada uygulamaya ilişkin sonuçlar yetkili sorumlu tarafından değerlendirilmelidir. Not, yalnız görevlerin sınırlarını gösterir. Sonraki kişi hangi kısmı yeniden ele alacağını mevcut kayıttan anlayabilmelidir.

İstisnayı sonuçla kapatın

Beklenen bilgi veya karar geldikten sonra notun son durumunu güncelleyin. Önceki açıklamayı silmeyin; durumun nasıl değiştiği anlaşılır kalsın. Tekrarlayan engeller için dönem sonunda birkaç örneğe bakın. Aynı görev sürekli belirsiz kalıyorsa tanımı, iletişim yolu veya planla ilişkisi yeniden konuşulabilir. Ama tek bir olaydan bütün çalışma düzenine ilişkin hüküm çıkarmayın. Kayıtlar, sorun görülen noktayı somutlaştıran bir görüşmenin başlangıcı olarak kullanılsın.

Bir istisna kaydında görev numarası, mevcut durum, gözlenen engel, beklenen bilgi ve son güncelleme yer alabilir. Başka bir ekip bu beş alanı okuyarak hangi sorunun açık olduğunu anlayabiliyorsa not amacına ulaşır. Formun sonunda kişisel değerlendirme alanları açmak yerine, işi devralan kişinin ihtiyaç duyduğu bilgiye odaklanmak daha kullanışlı bir kayıt üretir.