Kurumsal dosyalamada ürün seçimini belgeye göre yapmak

Bir ofiste arşiv düzeni kurulurken aynı renk klasörlerden çok sayıda almak kolay bir başlangıç gibi görünür. Ancak belgelerin büyüklüğü, kullanım sıklığı ve erişim biçimi düşünülmezse bu düzen kısa sürede zorlanabilir. Dosyalama ürününü seçmek için önce belgenin günlük iş içindeki yolculuğunu anlamak gerekir.

Belgenin boyutunu ve kullanımını belirleyin

A4 belgelerle farklı boyuttaki evrakları aynı çözümde toplamaya çalışmak, kenarların katlanmasına veya içeriğin görünmemesine yol açabilir. Ürün ölçülerini kontrol ederek başlayın. Belgeye delik açılmasının uygun olup olmadığı da kullanımın gereğine göre değerlendirilmelidir.

Sık incelenen çalışma dosyaları ile daha seyrek erişilen tamamlanmış işlerin ihtiyaçları farklı olabilir. Dosyanın masa üzerinde mi, dolapta mı yoksa taşınarak mı kullanılacağını bilmek, kapama ve koruma özelliklerini değerlendirmeye yardımcı olur.

Kapasiteyi gerçek içerikle değerlendirin

Klasör sırt genişliği veya dosya kapasitesi ürün bilgisinde belirtilmiş olabilir. Bu bilgiyi doğrulayın; kapasiteyi aşacak şekilde doldurmak, erişimi ve kullanımı zorlaştırabilir. Sayfa sayısının yanında araya konulan ayraçlar ve koruyucu dosyalar da yer kaplar.

Bir dosyada tek konu mu, birden fazla bölüm mü bulunacağını önceden kararlaştırın. Bölümleri ayırmak gerekiyorsa uyumlu ayraçlar düşünülmelidir. Ürünlerin delik düzeni ve boyutları arasında uyum bulunması, sonradan yapılan düzeltmeleri azaltır.

Etiketleri arama biçimine göre yazın

İnsanlar belgeleri tarih, müşteri adı, proje veya işlem türüyle arayabilir. Etiket düzeni gerçek arama alışkanlığına göre seçilmelidir. Her klasörde farklı bir sıralama kullanmak, görünüşte düzenli bir rafın bulunabilirliğini azaltır.

Kısaltmalar kullanılacaksa anlamları ekip tarafından bilinmelidir. Etiket üzerinde fazla ayrıntı yerine temel başlık ve gerekiyorsa tarih aralığı bulunabilir. İçerik değiştiğinde eski etiketin bırakılmaması, düzenin güvenilirliğini korur.

Raf üzerinde küçük bir deneme yapın

Seçilen ürüne örnek belge grubu yerleştirip ilgili rafta deneyin. Klasörün rahat çıkarılıp çıkarılamadığını, sırt etiketinin okunup okunmadığını ve kapağın kullanılabilirliğini gözlemleyin. Sadece katalog görseline bakmak bu ayrıntıları göstermeyebilir.

Düzenli aralıklarla yanlış dosyalanan veya sık aranan belgeleri not edin. Sorunun ürün kapasitesinden mi, etiket dilinden mi yoksa yerleşimden mi kaynaklandığını ayırın. Dosyalama düzeni, ürün ve çalışma alışkanlığı birlikte düşünülünce daha kullanışlı hale gelir.