Kırtasiye ürünlerini teslim alırken yapılabilecek kontroller

Bir ürün depoya veya ofise geldiğinde yalnızca kutuların yerleştirilmesi yeterli olmayabilir. Gelen malzemenin kayıtla eşleşmesi, sonradan ortaya çıkabilecek karışıklıkları azaltır. Teslim alma kontrolü karmaşık bir prosedür olmak zorunda değildir. Kimin kontrol edeceği, hangi bilgilere bakılacağı ve farklılıkların nereye yazılacağı belli olduğunda süreç daha anlaşılır olur.

Kontrolden önce referansı hazırlayın

İhtiyaç listesi veya ilgili sipariş kaydını erişilebilir hale getirin. Ürün adı, kodu, varyantı ve beklenen birim bu kayıtta açık olmalıdır. “Dosya, iki kutu” gibi eksik bir ifade, gelen ürünün doğrulanmasını güçleştirir.

Birden fazla kişi teslim alma yapıyorsa aynı liste biçimini kullanmaları yararlıdır. Kayıt üzerindeki açıklamalar ile ürün ambalajındaki bilgiler farklıysa hemen eşit olduklarını varsaymayın. Önce hangi bilginin neyi tanımladığını netleştirin.

Miktarı doğru birimle sayın

Kutu sayısı ile ürün adedi birbirinden farklıdır. Paket içeriğini doğrulayarak kayıt yapın; özellikle aynı ürünün farklı ambalaj biçimlerinde bulunabileceğini dikkate alın. Karışık bir kutunun içeriğini yalnızca dış etikete bakarak tamamlanmış saymayın.

Sayım sırasında kontrol edilen ve henüz kontrol edilmeyen malzemeleri ayırmak tekrar saymayı azaltır. Küçük ürünlerde okunabilir bir ara not kullanmak da yardımcı olabilir. Fark görüldüğünde sayı kadar kullanılan birimi de kaydedin.

Görünür durum bilgisini ekleyin

Ambalajda ezilme, açılma veya ürünün okunabilirliğini etkileyen bir durum varsa gözlemi açıkça yazın. Yoruma dayalı “kötü durumda” ifadesi yerine ne görüldüğünü belirtmek daha yararlıdır. Gerekiyorsa işletmenin kayıt yöntemine uygun görsel eklenebilir.

Ürünü kullanarak deneme yapmak ile dıştan kontrol etmek farklı işlemlerdir. Hangi kontrollerin gerektiği ürün grubuna ve işletmenin yöntemine bağlıdır. Çalışanların ürün özellikleri hakkında doğrulanmamış sonuçlar yazmaması önemlidir.

Farklılıkları yerleştirmeden önce görünür kılın

Beklenen kayıtla eşleşmeyen ürünü sessizce başka bir adla sisteme eklemeyin. Farkı ilgili kişiye açık ürün bilgisiyle aktarın ve kontrol durumunu işaretleyin. Böylece henüz açıklığa kavuşmamış malzemenin normal kayıtla karışması önlenir.

Kontrol tamamlandığında ürünün yerini ve kaydın tarihini belirtin. Birimlerin, kodların ve adreslerin uyumlu olması sonraki kullanım veya sayımda kolaylık sağlar. İyi bir teslim alma alışkanlığının değeri, sorun oluştuğunda değil, herkesin aynı kayda güvenerek çalışabildiği günlük düzende görülür.